การจัดสรรต้นทุน
ต้นทุนที่เกิดขึ้นในโครงการจะแบ่งออกเป็นทั้งหมด 5 ประเภท ได้แก่ 1xx ค่าวัสดุสิ้นเปลือง, 2xx ค่าแรงงาน, 3xx ค่าเครื่องมือ, 4xx ค่าจ้างเหมาช่วง และ 5xx ค่าทุนทุนทางอ้อม
ซึ่งในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการใช้งานโปรแกรม นั่นคือการระบุว่าต้นทุนที่กำลังจะใช้นั้นเป็นน้ำที่รั่วออกจากถังน้ำใบใด
เอกสารใดที่ยังไม่ได้จัดสรรต้นทุนจะมีสัญลักษณ์ อยู่ที่รายการเอกสารนั้นๆ
หรือในหน้ารายละเอียดเอกสารจะมีแถบจัดสรรต้นทุนด้านล่างเป็นสีแดง
โดยขั้นตอนการจัดสรร สามารถทำได้ดังนี้
1. คลิกที่แถบจัดสรรต้นทุนด้านล่าง
จากนั้นจะเข้าสู่หน้าจัดสรรต้นทุนดังรูป
ประกอบไปด้วย 3 ส่วนด้วยกัน ดังนี้
1. ข้อมูลใบสั่งซื้อ และแถบบอก % การจัดสรรต้นทุน
2. รายการต้นทุนที่ต้องจัดสรร
3. ช่องระบุการจัดสรรของรายการที่เลือกไปยังรหัสต้นทุนที่ต้องการ
2. จัดสรรต้นทุน
โดยจะแบ่งรูปแบบในการจัดสรรออกเป็น 3 รูปแบบดังนี้
1. เลือกรายการที่ต้องการจัดสรร
2. เลือกโครงการที่ใช้ต้นทุนนั้นๆ
3. เลือกรหัสต้นทุนให้ตรงกับประเภทต้นทุนตามรายการที่เลือก
(ในกรณีตัวอย่างนี้เป็นการซื้อวัสดุ จึงใช้รหัส 114 แต่ถ้าหากเป็นเครื่องมือติดตั้งสุขภัณฑ์จะเป็น 314 เป็นต้น)
4. กรอกเป็น 100% หรือใส่จำนวนเงินทั้งหมดของรายการ หรือคลิกที่ไม้กายสิทธิ์
ใช้ในกรณีที่มีรายการต้นทุนหลายรายการที่นำไปใช้ในประเภทงานเดียวกัน เช่น ซื้อเหล็กข้ออ้อยและเหล็กเส้นกลมมาเพื่อใช้เสริมคอนกรีตโครงสร้าง เป็นต้น
1. คลิกเพื่อทำเครื่องหมายหน้ารายการที่ต้องการ
ระบบจะถามว่าต้องการเลือกหลายรายการใช่หรือไม่ ให้ตอบ “ตกลง”
2. เลือกโครงการ > เลือกรหัสต้นทุน > กรอกจำนวนที่ต้องการจัดสรร เช่นเดียวกับจัดสรรทีละรายการ
3. คลิกที่ปุ่ม “ยืนยัน” เพื่อยืนยันการจัดสรรนี้
1. หลังจากจัดสรรเสร็จสิ้น ให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก” ด้านล่างเพื่อบันทึกการจัดสรรของครั้งนั้น
2. เมื่อบันทึกเสร็จสิ้นระบบจะแสดงหน้ารายละเอียดใบสั่งซื้อ
ซึ่งจะแสดงให้เห็นตารางต้นทุนคงเหลือมีเงินคงเหลืออยู่มากน้อยเพียงใดเพื่อเป็นตัวช่วยก่อนการตัดสินใจใช้จ่าย
ซึ่งในกรณีตัวอย่างนี้ได้วางแผนต้นทุนไว้น้อยกว่ายอดที่สั่งซื้อ ทำให้ยอดเงินคงเหลือนั้นติดลบ
3. ข้อควรรู้ของการจัดสรรต้นทุน
จัดสรรให้ครบ 100%
ระบบจะลงบันทึกต้นทุนเข้าโครงการก็ต่อเมื่อใบสั่งซื้อถูกจัดสรรครบถ้วน 100% และ อนุมัติแล้วเท่านั้น คุณสามารถตรวจว่าจัดสรรครบหรือยังที่หน้าจัดสรรต้นทุน โดยให้ทุกรายการในกรอบด้านซ้าย และ แถบแสดงความคืบหน้าการจัดสรร ให้เป็น 100%
” จัดสรรผิด กลับมาจัดสรรใหม่ได้ “
ถ้าหากเปลี่ยนแปลงการใช้วัสดุหรือย้ายไปใช้ไซต์งานอื่น คุณสามารถกลับมาแก้ไขการจัดสรรได้ใหม่ด้วยวิธีเดิมได้อีก แม้ใบสั่งซื้อจะได้รับอนุมัติไปแล้ว ระบบจะบันทึกประวัติเอกสารทุกครั้งที่ข้อมูลจัดสรรเปลี่ยนไป ซึ่งประวัติประกอบด้วย ชื่อผู้แก้ไข และ เวลาแก้ไข ทั้งนี้เพื่อความโปร่งใสในการทำงาน