ยุ่ง! ไม่มีเวลา!
ผู้รับเหมาหลายคนอยากใช้บิลค์แต่ติดที่ไม่มีเวลา มันก็จริงว่าการเก็บข้อมูลสั่งซื้อลงระบบ Builk Cost Control ต้องใช้เวลา บางบริษัทจึงมีฝ่ายจัดซื้อ ธุรการ ทำหน้าที่เก็บข้อมูลอย่างละเอียด แต่ถ้าคุณเป็นกิจการที่มีกันไม่เกินสองคน แค่ปรับวิธีใช้เล็กน้อย ก็ใช้บิลค์ได้แล้ว
วิธีใช้ Builk Cost Control แบบปกติ
ทุกครั้งที่มีการใช้จ่ายมีขั้นตอนคือ
- บันทึกรายการวัสดุ-แรงงาน ในใบสั่งซื้อ ทุกรายการ
- จัดสรรต้นทุนไปยังโครงการและรหัสต้นทุน
- อนุมัติใบสั่งซื้อ
จากนั้นจึงดูรายงานสำหรับการบริหารธุรกิจ อย่าง รายงานสรุปข้อมูลโครงการ รายงานต้นทุนโครงการ ได้
ขั้นตอนที่ใช้เวลาคือ การบันทึกทีละรายการโดยละเอียดในใบสั่งซื้อ เช่น ใช้วัสดุอะไร จำนวนเท่าไหร่ ซื้อจากใคร เมื่อไหร่ และ ขั้นตอนจัดสรรที่ต้องจัดสรรต้นทุนทีละรายการ ไม่เช่นนั้นระบบจะไม่คำนวนต้นทุนให้
ดังนั้น เราจะลดเวลา 2 ขั้นตอนนี้ และใช้ รายงานจัดซื้อแยกตามโครงการ ดูต้นทุนแทน รายงานต้นทุนโครงการ
รายการจัดซื้อแยกตามโครงการ
แทนที่การบันทึกรายการโดยละเอียดในใบสั่งซื้อ ด้วยการสละเวลาซัก 15 นาทีทุกอาทิตย์ แล้ว
- จำแนกใบเสร็จรับเงินตามโครงการ ตามด้วย จำแนกประเภทต้นทุนจากใบเสร็จรับเงิน เป็นค่าวัสดุ ค่าแรง ค่าอุปกรณ์ ค่าจ้างเหมาช่วง หรือ ค่าใช้จ่ายทางอ้อม แล้วรวมมูลค่ารายจ่ายแต่ละประเภท
- สร้างใบสั่งซื้อใน Builk Cost Control เลือกโครงการที่ใช้จ่ายไป วันที่เป็นวันที่คุณบันทึก (ไม่ต้องสนใจวันที่กำหนดส่ง)
- บันทึกรายการในแต่ละบรรทัดจะกลายเป็น ค่าวัสดุ ค่าแรง ค่าอุปกรณ์ ค่าจ้างเหมาช่วง หรือ ค่าใช้จ่ายทางอ้อม (หรือถ้าคุณยุ่งจริงๆ ไม่มีเวลาแม้แต่จะอาบน้ำกินข้าว ก็ไม่ต้องแยกประเภทต้นทุนก็ได้ ให้รวมมูลค่ากรอกใส่ช่องราคาต่อหน่วยไปเลย แล้วบันทึกเรื่อยๆทุกอาทิตย์)
- คลิกสร้าง จากนั้น ***อนุมัติใบสั่งซื้อ***
แทนที่จะดูรายงานที่ต้องจัดสรรต้นทุนก่อน เช่น รายงานต้นทุนโครงการ มาดู รายการจัดซื้อแยกตามโครงการ โดยคลิกจาก แผงบริหาร เลือกโครงการ และช่วงเวลา คุณจะเห็นรายการต้นทุนของโครงการนี้ในช่วงเวลาที่เลือก รวมถึงคลิกไปดูรายละเอียดของใบสั่งซื้อแต่ละใบได้จากหน้านี้
วิธีนี้เป็นเรื่องง่ายๆ เร็วๆ คิดมาให้คนไม่มีเวลาแต่อยากดูรายงานต้นทุนโครงการก่อสร้าง
TIPS เมื่อมีเวลามากหน่อย อยากได้รายงานต้นทุนโครงการ รายงานสรุปผลการดำเนินงาน ให้กลับไปใบสั่งซื้อที่เคยสร้างไว้แล้ว จัดสรรต้นทุนตามประเภทต้นทุนเท่านั้น
