วิธีใช้บิลค์บันทึกต้นทุน จัดซื้อจัดจ้าง แบบแบ่งจ่าย

งาน จัดซื้อจัดจ้าง หลายอย่างในงานก่อสร้าง เช่น เหล็ก ปูน เราสามารถตกลงกับซัพพลายเออร์ตั้งแต่ต้นโครงการ ว่าใช้วัสดุชนิดนั้นๆทั้งโครงการเป็นปริมาณ-ราคาเท่าไหร่ การซื้อแบบนี้ซัพพลายเออร์มักให้ราคาของเราถูก เพราะเราสั่งเป็นล็อตใหญ่ พอตกลงได้แล้ว เราจะยึดราคานั้นเป็นราคาซื้อตลอดจนจบโครงการ โดยไม่ได้จ่ายเงินเป็นก้อนใหญ่ทีเดียว แต่จะทยอยรับของ ทยอยจ่าย 

งานจ้างผู้รับเหมาช่วงก็เช่นกัน เราตกลงมูลค่างานกับผู้รับเหมาช่วงตั้งแต่ต้น แล้วทยอยจ่ายเงินเป็นงวด เมื่อผู้รับเหมาช่วงส่งงาน หรือขอเบิก

ทยอยจ่ายแบบนี้ จะรู้ได้อย่างไรว่าจ่ายไปเท่าไหร่แล้ว? เหลือจ่ายอีกเท่าไหร่?

เคยเห็นคนจัดการงาน จัดซื้อจัดจ้าง ลักษณะนี้โดย การทำจ่ายไปเรื่อยๆแล้วค่อยมาไล่ดู ว่าจ่ายไปเท่าไหร่ วิธีนี้เปลืองเวลาหากินมานั่งย้อนอดีตดูรายจ่าย แถมใช้ความเป็นระเบียบสูงทีเดียว เพื่อจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดๆ อยากรู้ตัวเลขทีก็มาบวกเลขกัน บางครั้งรีบๆ ผู้รับเหมาช่วงมาเบิกเงินแล้ว ไม่ทันได้ย้อนดูรายจ่ายเก่า ดีไม่ดีจะจ่ายเกินแบบไม่รู้ตัว

หลายคนยกระดับวิธีบันทึกช้อมูล จัดซื้อจัดจ้าง แบบแบ่งจ่ายขึ้นมาอีกขั้น คือ ใช้ Microsoft Excel คุมไว้ ตั้งต้นบรรทัดแรกเป็นราคา-ปริมาณทั้งโครงการ แล้วลดยอดทุกครั้งที่ทยอยจ่ายออกไป

ส่วนใครที่ใช้ BUILK Cost Control จะมีทางเลือกเพิ่มอีกอย่างคือ รายงานจัดซื้อแยกตามผู้ขาย แต่ก่อนจะใช้รายงานนี้ได้ เราต้องบันทึกข้อมูลในระบบซะก่อน

วิธีบันทึกข้อมูล จัดซื้อจัดจ้าง แบบแบ่งจ่าย

1. สร้างใบสั่งซื้อยอดรวม (สร้าง PO ยอดใหญ่ที่เราจะทำการสั่งซื้อหรือจ้าง)

ซัพพลายเออร์จะขอใบสั่งซื้อจากเรามายืนยันปริมาณ-ราคา ส่วนผู้รับเหมาช่วงอาจจะไม่ต้องการใบสั่งซื้อเพราะมีข้อมูลอยู่ในสัญญาจ้างแล้ว แต่ขอแนะนำให้สร้างใบสั่งซื้อในบิลค์ด้วยเหมือนกัน เพื่อเตือนความจำเอาไว้

2. ยกเลิกใบสังซื้อ (ยกเลิก PO ยอดใหญ่ที่สร้างเพราะยังไม่ได้มีการจ่ายจริงๆ)

ใบสั่งซื้อยอดรวมที่เพิ่งสร้างไป เอาไว้ส่งให้ซัพพลายเออร์หรือเตือนความจำเท่านั้น และเราไม่ได้จ่ายตามนี้ก้อนเดียวในทีเดียว ถ้าเราไม่ยกเลิกจะกลายเป็นว่าต้นทุนส่วนนี้บวมขึ้นมาทันที ทั้งๆที่ตอนนี้เรายังไม่ได้ใช้ (กระแสเงินสดของเราจะจมไปกับ POใบนี้ เราจึงต้องยกเลิก)

3. ทยอยสร้างใบสั่งซื้อตามงวด

เมื่อถึงวันที่จะทางบริษัทเราจะต้องทำจ่ายให้กับร้านค้าหรือค่าจ้างเหมา ให้สร้างใบสั่งซื้อตามปริมาณจริง โดยให้เข้าไปใบสั่งซื้อที่ยกเลิกแล้วคัดลอก (มุมขวาบน) แล้วทำการเปลี่ยนรายการปริมาณและยอดเงินที่จะทำจ่าย

หน้า PO Search  แสดง PO ที่มีการจ่ายเงินกับช่างคนนี้

 

รายงานจัดซื้อแยกตามผู้ขาย แสดงการจ่ายเงินของเดือนสิงหาคม

เท่านี้ แค่เปิดสมาร์ทโฟน แทปเลต คอมพิวเตอร์ จะรุ่นไหนก็ได้ คลิกไปที่ รายงานจัดซื้อแยกตามผู้ขายในบิลค์ เราส่วนที่จ่ายไปแล้ว ต้องจ่ายอีกเท่าไหร่ แบบไม่เปลืองแรง ไม่เปลืองเวลา แล้วเอาเวลาไปดูงานก่อสร้างที่เราถนัดกันดีกว่า