วิธีการใช้บิลค์ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับ ผู้รับเหมา
ถ้าคุณเป็นผู้รับเหมาที่กำลังประสบปัญหาไม่รู้กำไร-ขาดทุนที่แน่ชัดของตัวเอง ไม่รู้ว่าส่วนไหนของโครงการที่ใช้งบเกินเลย ขาดหายไปตรงส่วนไหน หรือกำลังมองหาเครื่องมือมาช่วยให้บริษัทคุณสามารถทำงานอย่างมีระบบ โปร่งใส และมองเห็นรายละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ บิลค์ น่าจะเป็นคำตอบที่ดีสำหรับคุณ
การที่บิลค์เรียกตัวเองว่าเป็น โปรแกรมควบคุมต้นทุนก่อสร้าง ก็เพราะสิ่งที่บิลค์แตกต่างจากโปรแกรมทั่วไปก็คือ เรามี ระบบจัดสรรต้นทุน เพื่อให้ผู้ใช้งานได้ทราบว่าต้นทุนที่ใช้ไปนั้นอยู่ในโครงการอะไร ใช้ไปค่าอะไร
อยากใช้บิลค์ ควรเริ่มต้นยังไง?
- อันดับแรก ต้อง สมัครสมาชิกฟรี ก่อนค่ะ โดยวิธีการสมัครใช้เพียงแค่อีเมลส่วนตัวและกำหนดพาสเวิร์ดส่วนตัว หลังจากนั้นระบบก็จะส่งคำยืนยันไปทางอีเมลที่ท่านสมัครมา คลิกปุ่มยืนยันในอีเมลของท่าน เท่านี้ก็สามารถเริ่มต้นใช้งานบิลค์ได้ฟรีแล้วค่ะ
- หลังจากล็อคอินเข้ามาแล้ว ให้เลือกฟังก์ชั่นการใช้งานของบิลค์เป็น Cost Control ค่ะ
ท่านสามารถ เรียนรู้การใช้งานบิลค์ด้วยตัวเอง ในเว็บไซต์ หรือ สมัครเข้าร่วม กิจกรรมสอนการใช้งานบิลค์ทั่วประเทศ ที่บิลค์ร่วมกับผู้สนับสนุนของเรา เดินสายจัดกิจกรรมกันตลอดปี
จัดสรรต้นทุน ทำไม?
บิลค์ออกแบบการทำงานในการออกใบสั่งซื้อและบันทึกต้นทุนและบันทึกรายรับให้ง่ายที่สุด แต่ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหารควบคุมต้นทุนที่สูงและเป็นประโยชน์กับผู้รับเหมาอย่างเรามากๆ โดยมีทั้งหมด 3 ขั้นตอน ได้แก่ สร้าง จัดสรร อนุมัติ
การจัดสรรต้นทุนบนบิลค์
วันนี้เราอยากนำภาพการจัดสรรต้นทุนบนบิลค์มาให้ผู้รับเหมาได้เห็นภาพกันมากขึ้น ทั้งสำหรับสมาชิกใหม่และเก่า มาอธิบายและเน้นย้ำอีกรอบกับการใช้งานบนบิลค์เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างเต็มที่ ในส่วนของ การจัดสรรต้นทุน และ การอนุมัติ
เมื่อเข้ามาสู่ในโปรแกรม Cost Control หน้า แผงบริหาร จะแสดงโครงการทั้งหมดที่สร้างขึ้นมา พร้อมกับรายละเอียดสถิติต่างๆ ถ้าดูจากในรูปจะเห็น เลข 2 สีแดง ปรากฎขึ้นมา อยู่ในกลุ่ม “ใบสั่งซื้อรอการอนุมัติ” ข้อมูลตรงนี้แสดงให้เห็นว่า ฝ่ายจัดซื้อ กำลังรอให้ ผู้ที่มีสิทธ์อนุมัติ ทำการอนุมัติ PO เพื่อที่จะให้พิมพ์และส่งไปให้ Supplier
(Tip แนะนำจากบิลค์ทีม: ในส่วนตรงนี้แต่ละบริษัทอาจจะกำหนดนโยบายให้มีผู้รับหน้าที่ตรวจว่าในแต่ละวันห้ามมีเอกสารรอการอนุมัติค้าง ซึ่งเรื่องการแจ้งเตือนเพื่อให้อนุมัติแบบเรงด่วน เราก็มีรองรับให้อยู่แล้วคือ “การส่งอีเมลล์ถึงผู้อนุมัติ” กับ “PO Chat” ไว้คุย หรือ ตามงานโดยแท็กทีมงานในบริษัท และสามารถแนบไฟล์ต่างๆได้ด้วย)
ส่วนการแจ้งเตือนที่อันตราย ที่ผู้ใช้โปรแกรมบิลค์ไม่ควรจะให้เกิดขึ้น คือ การแจ้งเตือนแบบนี้ค่ะ ใบสั่งซื้อรอการจัดสรร
จะเห็นว่ามี 1 ใบสั่งซื้อรอการจัดสรร โปรแกรมพยายามบอกเราว่า มีเงินจำนวน 69,450 บาทที่อนุมัติไปแล้ว แต่ยังไม่ถูกจัดสรรลงในหมวดต้นทุนไหนเลย ลองคิดตามว่า…ถ้ามีบิลเยอะๆเข้า ยอดตรงนี้ก็จะเยอะขึ้น ซึ่งมันจะอันตรายมากในการที่จะมาควบคุมต้นทุนทีหลัง เพราะอาจจะเกินในหมวดย่อยๆไปแล้ว แค่ทำทุกวัน ทีละนิดทีละหน่อยจนเป็นนิสัย เราเชื่อว่าต้นทุนจะไม่หายไปไหน อย่างบางบริษัทที่บิลค์ทีมเคยเข้าไปพูดคุยก็ใช้เวลาหลังเลิกงาน ตอนอยู่บนรถไฟฟ้า หรือก่อนนอน กดจัดสรรต้นทุนผ่านสมาร์ทโฟนก็ยังได้ค่ะ
ตัวอย่างขั้นตอนการจัดสรร
เราสามารถจัดการ PO 1 ใบ นำไปใส่ไว้หลายๆหมวดต้นทุน เช่น ซื้อไม้อัดมา 50 แผ่น แต่แบ่งไปใช้ในงานเตรียมสถานที่ 20% งานไม้แบบ 80% และยังสามารถแยกแบ่งไปโครงการต่างๆได้ เช่น แบ่งเหล็กกับปูนเข้า 2 โครงการ เข้าโครงการ A 50% เข้าโครงการ B อีก 50% เมื่อทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็จะมีแถบสีเขียวด้านบน อย่างที่เห็นในรูปค่ะ
เมื่อจัดสรรเสร็จกลับไปที่ PO ใบเดิมนั้น จะมีแถบตารางข้างล่างการจัดสรร พยายามจะบอกอะไรบางอย่าง ดูพร้อมกันนะคะ
รายการที่ 1 บอกว่า มีต้นทุน 4,250 บาท เกิดขึ้นในหมวด 103 (งานไม้แบบ) โดยสีแดงๆคือ -4,250 เกิดจากที่เราไม่ยอมวางแผนต้นทุนในงานนี้ตอนเริ่มสร้างโครงการ (แผนต้นทุนสามารถแก้ไขได้และไม่ใส่ก็ได้)
รายการที่ 2 คือ งาน 104 (เหล็กเสริม) 35,200 บาท ใน PO ใบนี้ แผนต้นทุนจะอยู่ที่ -10,200 บาท หายไป 40%
รายการที่ 3 วางแผนต้นทุนไว้ที่ 40,000 บาท ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงใน PO 30,000 บาท เหลือเงินอีก 10,000 หรือ 25%
นี่คือภาพที่ไม่มีงานค้างค่ะ สำหรับการใช้บิลค์ที่ถูกต้องเต็มประสิทธิภาพนั้นทุกเย็นเมื่อถึงเวลาเลิกงานควรที่จะเป็นแบบนี้ค่ะ ไม่มีใบสั่งซื้อไหนที่รอการอนุมัติหรือจัดสรรเลย ซึ่งในทางปฎิบัติมันอาจจะยากอยู่ค่ะ อาจจะมีค้างรอการอนุมัติบ้าง แต่อยากให้ลองเคลียร์กันให้จบเป็นวันๆไปนะคะ ถ้าเคลียร์ไม่จบ พรุ่งนี้เช้าก็ต้องมาทำอยู่ดี พยายามฝึกให้งานจบเป็นวันๆก็ดีนะคะ พรุ่งนี้ก็เริ่มงานใหม่ ไม่ต้องมาเสียเวลาอีกครึ่งวันเช้า หรือบางอย่างก็หาข้อสรุปไม่ได้ หมดเวลาไปอีกวัน เอาเวลาไปดูหน้างาน ใช้เวลาที่มีปรึกษากัน ประชุมเพื่อให้หน้างานออกมาดีทั้งคุณภาพและเวลา
สำหรับสมาชิกผู้รับเหมาที่ใช้งานบิลค์เป็นประจำ และมีใบสั่งซื้อเกิน 100 ใบ รวมทั้งจัดสรรใบสั่งซื้อทั้งหมด จะได้รับการเลื่อนขั้นเป็นสมาชิก PRO Network ซึ่งจะได้รับสิทธิพิเศษจากบิลค์และผู้สนับสนุนมากมาย เช่น มีรายงานเพิ่มขึ้นถึง 3 ตัว สิทธิพิเศษต่างๆจากทางสปอนเซอร์ของบิลค์ ได้รับป้ายการเป็นสมาชิก PRO บน Company Profile ได้รับโอกาสในการได้งานเพิ่มเพราะเป็นผู้รับเหมาแนะนำของบิลค์ เป็นต้น
หากอ่านบทความนี้จบแล้วยังไม่เข้าใจวิธีการจัดสรรต้นของบิลค์ เราแนะนำให้ตามไป ดูวิธีการจัดสรรต้นทุนที่นี่ ต่อค่ะ บิลค์ทีมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าเราจะสามารถช่วยผู้รับเหมาให้ทำงานได้สะดวกและรู้ผลประกอบการได้อย่างชัดเจนนะคะ
สมัครสมาชิก เพื่อใช้งานโปรแกรมควบคุมต้นทุนก่อสร้างบิลค์ ฟรี ที่นี่
