การที่จะทราบผลประกอบการที่แท้จริงนั้น ต้องเกิดจากกระบวนการบันทึกข้อมูลทั้งค่าใช้จ่ายและรายรับที่ถูกต้อง ไม่ตกหล่น โดย Builk ได้ออกแบบให้ผู้ใช้จ่ายสามารถบันทึก ทุกค่าใช้จ่าย ผ่านทางเมนู จัดซื้อ ในโมดูล Cost Control ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. เลือกโมดูล Cost Control
2. เลือกเมนู “จัดซื้อ”
ในการบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายทุกอย่างที่กิจการจ่ายออกไป ไม่ว่าจะเป็น ค่าอาหาร เงินเดือน ค่าน้ำมัน หรือค่าซื้อวัสดุต่างๆ ต้องมีการบันทึกข้อมูล แม้จะการจ่ายนั้นจะไม่มีใบกำกับภาษีก็ตาม ทุกการใช้จ่ายนั้นจะต้องบันทึกผ่านเมนู จัดซื้อ สร้างข้อมูลใหม่โดยการกด เพิ่ม
3. กรอกข้อมูล
รายละเอียดที่สำคัญสำหรับการกรอกข้อมูลมีดังต่อไปนี้
- โครงการ หมายถึง โครงการที่ต้องการออกใบสั่งซื้อ (บันทึกค่าใช้จ่าย) ซึ่งจะมีโครงการให้เลือกตามที่สร้างไว้ในข้างต้น
หมายเหตุ : โครงการสำนักงานใหญ่ คือ โครงการที่ไว้ใช้บันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานใหญ่ เช่น ค่าบริหารงาน , เงินเดือนฝ่ายบัญชี เป็นต้น - ผู้ขาย หมายถึง ผู้ที่กิจการจ่ายเงินให้ (ผู้ขายไม่จำเป็นต้องเป็นร้านค้า อาจเป็นชื่อของผู้รับเหมาช่วง, ทีมงานที่รับเงินเดือนจากกิจการ)
- วันที่ หมายถึง วันที่สร้างเอกสาร / จ่ายเงินออกไป (สามารถบันทึกข้อมูลย้อนหลังได้)
- กำหนดส่งสินค้า หมายถึง วันที่ได้รับสินค้า
- ไม่ออกใบสั่งซื้อ หมายถึง รายการใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษี การเลือกช่องไม่ออกใบสั่งซื้อ จะมีเครื่องหมาย ∅ แสดงหน้าใบสั่งซื้อ ทำให้เป็นการแยกประเภทใบสั่งซื้อได้
- ส่งอีเมล์ให้ผู้อนุมัติ หมายถึง การส่งการแจ้งเตือนให้อนุมัติใบสั่งซื้อใบที่สร้างไปยังผู้มีสิทธิอนุมัติในกิจการทาง E – mail เรียนรู้พิ่มเติมเรื่องการกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้
- ข้อมูลที่อยู่จัดส่ง หมายถึง ข้อมูลที่อยู่สำหรับจัดส่งสินค้าที่สั่งซื้อ (เบื้องต้นจะ set ตามที่อยู่โครงการที่เลือก)
- ข้อมูลที่อยู่ผู้ขาย หมายถึง ข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย เพื่อการเก็บฐานข้อมูลไว้ในระบบ สามารถแก้ไขฐานข้อมูลได้ที่ list manager เรียนรู้เพิ่มเติม
- ตารางรายการ หมายถึง พื้นที่สำหรับการกรอกข้อมูลค่าใช้จ่ายของกิจการ (สามารถกรอกได้หลายรายการ)
- ไฟล์แนบ หมาบถึง พื้นที่สำหรับแนบไฟล์ สามารถที่จะใช้แนบใบเสร็จรับเงินเก็บไว้ในระบบได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเรื่องการแนบไฟล์
- เงื่อนไขการชำระ หมายถึง พื้นที่สำหรับบันทึกเงื่อนไขการจ่ายเงินของใบสั่งซื้อ
- หมายเหตุ หมายถึง พื้นที่สำหรับการบันทึกข้อความอื่นเพิ่มเติม
- VAT เมื่อผู้ใช้งานเลือกช่อง vat ระบบจะคำนวณ vat 7% ให้อัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเรื่องระบบ vat บน Builk
- สร้าง หมายถึง การสร้างใบสั่งซื้อ โดยยังคงข้อความในใบสั่งซื้อที่ถูกสร้าง เพื่อดำเนินการแก้ไข / อนุมัติต่อไป
- บันทึกและสร้างใหม่ หมายถึง การบันทึกข้อความใบสั่งซื้อไว้ และขึ้นหน้าเปล่าเพื่อสร้างใบสั่งซื้อใบใหม่ในทันที
- ทิ้ง หมายถึง การยกเลิกใบสั่งซื้อ
อ่านต่อ Cost Control : การบันทึกรายจ่าย ตอนที่ 2 การจัดสรรต้นทุน
