ก่อนหน้านี้เรา วางแผนต้นทุนงานก่อสร้าง กันไปแล้ว คราวนี้เป็นขั้นตอนของการบันทึกต้นทุน สำหรับระบบ Builk Cost Control เมื่อสร้างใบสั่งซื้อแล้ว รายจ่ายในใบสั่งซื้อจะยังไม่ลงเบันทึกป็นต้นทุนของโครงการทันที เพราะยังไม่รู้ว่าเป็นต้นทุนประเภทไหนเท่าไหร่บ้าง ต้องผ่านขั้นตอนสำคัญ คือ การจัดสรรต้นทุน ทั้งนี้เพื่อให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่ต้นทุน และเปรียบเทียบต้นทุนจริงกับแผนต้นทุนได้
จัดสรรต้นทุนทำไม
เมื่อคุณเปรียบเทียบแผนกับสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นระยะๆ จะทำให้คุณรู้ตัวอยู่ตลอดว่า โครงการมีต้นทุนเท่าไหร่ จะได้กำไรตามที่คาดหรือไม่ จาก รายงานสรุปข้อมูลโครงการ หากดูรายงานแล้วพบว่ามีต้นทุนเกินจากแผน คุณสามารถสืบสาเหตุต้นทุนที่บานปลายจาก รายงานของ Builk Cost Control ที่สามารถสร้างขึ้นอัตโนมัติ เช่น วิเคราะห์จาก รายงานต้นทุนโครงการ ที่เป็นภาพรวมของต้นทุน หรือใช้ รายการรายละเอียดต้นทุนโครงการ เพื่อใบสั่งซื้อที่เป็นต้นเหตุ
วิธีจัดสรรต้นทุน
- เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการจัดสรรต้นทุนที่เมนู จัดซื้อ
- คลิก จัดสรรต้นทุน ที่ด้านล่างใบสั่งซื้อ ซึ่งใบสั่งซื้อที่ยังจัดสรรไม่ครบจะแสดงแถบจัดสรรต้นทุนเป็นสีแดง จากนั้นจะพบกับหน้า จัดสรรต้นทุน ทางด้านซ้าย เป็นรายการทั้งหมดในใบสั่งซื้อใบนั้น ทางด้านขวา เป็นตารางให้ใส่ข้อมูลว่า จะจัดสรรต้นทุนไปที่โครงการไหน รหัสต้นทุนอะไร มูลค่าเท่าไหร่
- เลือกรายการเพื่อจัดสรร เราจะเลือกทีละรายการหรือหลายรายการเพื่อจัดสรรต้นทุนก็ได้ จากกรอบด้านซ้าย หลังจากนั้นจัดสรรต้นทุนในกรอบด้านขวา เลือกโครงการ และ รหัสต้นทุน ระบุโครงการ รหัสต้นทุน และมูลค่าการจัดสรรเป็นเปอร์เซนต์หรือมูลค่าเงิน คุณสามารถเลือกจัดสรรต้นทุน เข้าหลายโครงการและหลายรหัสต้นทุนได้ ในกรณีที่เมื่อสั่งซื้อของ 1 รายการ แต่ถูกนำไปใช้ในหลายโครงการ หรือ หลายรหัสต้นทุน
ตัวอย่าง
ซื้อ คอนกรีตผสมเสร็จ 10คิว ราคาคิวละ 1,850.- เช่ารถปั๊มคอนกรีต 1 วัน วันละ 2,000.- ใช้ใน 2 โครงการ คือ โครงการสวนสัตว์เชียงใหม่ และ โครงการ Metlot Hostel จ.เชียใหม่ โครงการแรกใช้ประมาณ 6 คิว ที่เหลือใช้ที่สวนสัตว์ เมื่อทำตามวิธีข้างต้น จะได้ผลตามารูปด้านล่าง 
จัดสรรให้ครบ 100%
ระบบจะลงบันทึกต้นทุนเข้าโครงการก็ต่อเมื่อ ใบสั่งซื้อถูกจัดสรรครบถ้วน และ อนุมัติแล้วเท่านั้น คุณสามารถตรวจว่าจัดสรรครบหรือยังที่หน้าจัดสรรต้นทุน โดยให้ทุกรายการในกรอบด้านซ้าย และ แถบแสดงความคืบหน้าการจัดสรร ให้เป็น 100%
ภาพหน้าจอของแสดงเปอร์เซ็นต์การจัดสรร ครบถ้วนแล้ว
ภาพหน้าจอของแสดงเปอร์เซ็นต์การจัดสรร ไม่ครบถ้วน
นอกจากนี้ ตรวจความครบถ้วนการจัดสรรจากใบสั่งซื้อได้ที่แถบจัดสรรต้นทุนด้านล่าง ซึ่งเปอร์เซ็นการจัดสรร และ ดูจากสถานะของใบสั่งซื้อ ว่าต้องเป็น รวมจัดสรร
ภาพหน้าจอของแสดงเปอร์เซ็นต์การจัดสรร ครบถ้วนแล้ว
ภาพหน้าจอของแสดงเปอร์เซ็นต์การจัดสรร ไม่ครบถ้วน
เทคนิคประหยัดเวลาจัดสรร : ใช้ไม้เท้ากายสิทธิ์ 
เพื่อเติมมูลค่าจัดสรรของรายการนั้นๆให้ครบ 100%
เปลี่ยนแปลงการจัดสรร
ถ้าหากเปลี่ยนแปลงการใช้วัสดุหรือย้ายไปใช้ไซต์งานอื่น คุณสามารถกลับมาแก้ไขการจัดสรรได้ใหม่ด้วยวิธีเดิมได้อีก แม้ใบสั่งซื้อจะได้รับอนุมัติไปแล้ว ระบบจะบันทึกประวัติเอกสารทุกครั้งที่ข้อมูลจัดสรรเปลี่ยนไป ซึ่งประวัติประกอบด้วย ชื่อผู้แก้ไข และ เวลาแก้ไข ทั้งนี้เพื่อความโปร่งใสในการทำงาน 
คำถามที่พบบ่อย
ใช้รายงานจากโปรแกรมบัญชีอย่างในการดูต้นทุนก่อสร้างได้ไหม? ธุรกิจรับเหมามีลักษณะเฉพาะ คือ สามารถรับงานหลายงานได้พร้อมกัน แต่ละโครงการต่างกันทั้งรายรับและต้นทุนงาน ส่วนระยะเวลาก่อสร้างมีตั้งแต่งานจบใน 1 เดือน หรือ ใช้เวลาหลายปี ดังนั้น รายงานอย่าง งบดุล งบกำไรขาดทุน ที่แสดงผลประกอบการภาพรวมบริษัทเป็นรายปี ทำให้วิเคราะห์ข้อมูลเป็นรายโครงการไม่ได้
