คุณแน่ใจแค่ไหนว่า ธุรกิจของคุณไม่มีการทุจริตและความผิดพลาดในกระบวนการจัดซื้อ
ธุรกิจรับเหมาที่ทำกันคนเดียว หรือ 2คน สามีภรรยา อาจจะตอบว่า “แน่ใจสิ! สั่งของเอง จ่ายเงินเอง จะโกงตัวเองทำไม” แล้วถ้าคุณเป็นธุรกิจที่มีหุ้นส่วนกันหลายคนหรือจ้างพนักงานจัดซื้อล่ะ? จะแน่ใจเหมือนกันหรือเปล่า
การทุจริตหรือความผิดพลาดของการสั่งซื้อ เกิดขึ้นได้ตั้งแต่ รายการของผิด จำนวนขาด-เกิน ส่งของผิดไซท์งาน ถ้าแย่หน่อย คนจัดซื้ออาจจะมีนอกมีในกับผู้ขายสินค้าทำให้คุณซื้อของราคาแพงเกินควรได้ง่ายๆ
ใช้บิลค์ ป้องกันการทุจริต และความผิดพลาด
วิธีป้องกันง่ายๆคือ ตรวจทาน (Review) ใบสั่งซื้อก่อนส่งให้ร้านค้า เจ้าของอาจตรวจเองถ้าเป็นธุรกิจขนาดย่อมๆหน่อย หรือ ให้หน้าทีนี้เป็นของหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อถ้าธุรกิจคุณโตแล้ว
เมื่อออกใบสั่งซื้อใน Builk Cost Control และให้ผู้มีหน้าที่ตรวจทานเรียบร้อบ จากนั้นคลิกปุ่ม อนุมัติใบสั่งซื้อ เมื่ออนุมัติใบสั่งซื้อแล้วทุกอย่างจะถูกแช่แข็ง! แก้ไขไม่ได้อีก ทำให้คุณแน่ใจได้เพิ่มขึ้นว่า รายการสินค้า สเปคของ ราคา แหล่งผู้ขาย เงื่อนไขการชำระ ฯลฯ จะเป็นไปตามที่ผู้อนุมัติต้องการแน่ๆ
บทความที่เกี่ยวข้อง : อนุมัติใบสั่งซื้อ เพื่ออะไร, บันทึกรายการที่มี Vat รวมมาด้วย , แนบหลักฐานการสั่งของจากหน้างานกับใบสั่งซื้อ, จัดการต้นทุนงานเพิ่มอย่างไร , เก็บต้นทุนงานก่อสร้างด้วยการ “สร้าง – จัดสรร – อนุุมัติ” ใบสั่งซื้อ, บันทึกต้นทุนที่ไม่มีใบสั่งซื้ออย่างไร , บันทึกค่าแรง – เงินเดือน , จัดสรรต้นทุน งานก่อสร้าง อย่างไร
บิลค์ คือโปรเแกรม บริหารธุรกิจก่อสร้าง ออนไลน์ ช่วยคุณประหยัดเวลา ลดต้นทุน และเพิ่มกำไร ใช้งานฟรี 100%
วิธีแก้ไขใบสั่งซื้อ
- แก้ไขใบสั่งซื้อที่ยังไม่อนุมัติ เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการในหน้ารายการใบสั่งซื้อ แก้ไขข้อมูลตามต้องการและคลิกบันทึก ผู้ใช้งานสามาถแก้ไขใบสั่งซื้อที่ได้ตลอดจนกว่าใบสั่งซื้อถูกอนุมัติ
- แต่ถ้าคุณอนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว เกิดต้องการแก้ไขอีกครั้ง ให้ยกเลิกใบสั่งซื้อใบนั้นแล้วคัดลอกใบสั่งซื้อ คุณจะได้ใบสั่งซื้อใบใหม่ ข้อมูลเหมือนเดิม แต่ยังไม่อนุมัติ จากนั้นก็แก้ไขข้อมูลตามต้องการและคลิกบันทึก ให้ผู้มีหน้าที่อนุมัติมาตรวจทานและอนุมัติตามปกติ
ทิ้งประวัติให้ติดตาม
อะไรก็เกิดขึ้นได้ ถ้ามารู้ทีหลังว่ามีการทุจริตหรือความผิดพลาด อย่างแรกเลยคือหาสาเหตุของปัญหานั้นก่อน ใบสั่งซื้อใน Builk Cost Control มีข้อมูลผู้ใช้และเวลาไว้ครบว่า ใครเป็นผู้สร้างใบสั่งซื้อ ใครแก้ไขครั้งสุดท้าย ใครอนุมัติ ใครยกเลิก แต่ละอย่างเกิดขึ้นเมื่อไหร่เวลาไหน เป็นเบาะแสให้คุณติดตาม
ระบบป้องกันการแก้ไขหลังอนุมัติใบสังซื้อ และ เก็บประวัติ สามารถช่วย ป้องกันการทุจริต และความผิดพลาดได้ อย่างไรก็ตาม Builk Cost Control จะมีประโยชน์สูงสุดเมื่อใช้ควบคู่กับนโยบาย เช่น กำหนดว่าใครเป็นผู้อนุมัติ ใครยกเลิกเอกสารได้ เป็นต้น
