คุณอยากให้องค์กรของคุณทำงานเป็นระบบ มีระบบบริหารต้นทุนงานก่อสร้าง แต่ติดอยู่ที่ว่า มีคุณอยู่คนเดียวที่ ใช้ระบบบิลค์ ได้ ใช่หรือเปล่า?
สมาชิกบิลค์หลายๆ คนก็เจอเหตุการณ์นี้ บางคนอาจรู้จักบิลค์จากสื่อวิทยุ โทรทัศน์ งานสัมมนา หรือค้นเจอจาก Google แล้วไปศึกษาการใช้งานด้วยตัวเอง ทางออนไลน์ หรืออาจจะเคยเข้าร่วมอบรมการใช้งานมาแล้ว คุณเข้าใจและลองใช้เองคนเดียวมาแล้วระดับหนึ่ง แต่พอถึงเวลาตัดสินใจจะใช้ Builk Cost Control จริงจัง ก็เกิดคำถามขึ้นมาว่า จะทำให้ทุกคนในบริษัท มาใช้บิลค์ด้วยกันอย่างไร?
บทความที่เกี่ยวข้อง : 5 ขั้นตอน สำหรับการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร, คุมต้นทุนได้ด้วย “ระบบ-นโยบาย”, การเพิ่มผู้ใช้งานในระบบ และ แก้ไขสิทธิการใช้ข้อมูล
บิลค์ คือโปรเแกรม บริหารธุรกิจก่อสร้าง ออนไลน์ ช่วยคุณประหยัดเวลา ลดต้นทุน และเพิ่มกำไร ใช้งานฟรี 100%
เริ่มจากออกแบบโฟล์วที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
ระบบ Cost Control เป็นระบบที่ยืดหยุ่น มีทั้งขั้นตอนที่จำเป็น (ขั้นตอนในกล่องเส้นทึบ) และ ขั้นตอนที่จะเลือกทำหรือไม่ทำก็ได้ (ขั้นตอนในกล่องเส้นประ) แล้วแต่ความเหมาะสมว่า คุณต้องการอะไรบ้างจากระบบนี้
ได้เวลาแบ่งงาน
หลังจากเลือกออกแบบขั้นตอนที่ต้องแล้วได้แล้ว มองซ้าย มองขวา ว่ามีใครเป็นใครในออฟฟิศบ้าง แต่ละคนน่าจะเหมาะกับการทำขั้นตอนไหน เช่น ขั้นตอนการวางแผนงบประมาณ น่าจะเหมาะกับผู้จัดการโครงการ การสั่งซื้อประจำวัน ทำโดยฝ่ายจัดซื้อ และตรวจสอบการลงต้นทุนด้วยการเช็คเอกสารโดยฝ่ายการเงิน
ถ่ายทอดภาพรวมของระบบ
เมื่อสรุปได้แล้วว่า คุณต้องการขั้นตอนไหนบ้าง ให้ใครทำอะไรบ้าง ก็ได้เวลาเรียกประชุมเพื่อสื่อสารให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ร่วมกัน โดยครอบคลุมหัวข้อเกี่ยวกับ เหตุผลที่ต้องใช้บิลค์ บิลค์คืออะไร โฟล์วที่ออกแบบมาแล้วมีขั้นตอนอะไรบ้าง ใครทำงานต่อจากใคร เพื่อให้ทุกคนรู้จักระบบที่กำลังจะเป็นส่วนหนึ่งในการทำงานทุกวัน
คุณคือโค้ช
อย่างน้อย แต่ละคนต้องรู้วิธีการใช้ระบบในส่วนหน้าที่ของตัวเอง ค่อยๆสอนไปที่ละขั้นตอน เช่น สอนผู้จัดการโครงการให้ใช้ ฟังก์ชั่น การวางแผนต้นทุน การจัดสรรต้นทุน หรือ สอนฝ่ายจัดซื้อให้ใช้ฟังก์ชั่น สร้างใบสั่งซื้อ ในช่วงเริ่มต้นอาจนั่งประกบข้างๆ คอยช่วยให้ใช้งานให้ถูกต้อง ช่วยแก้ไขเมื่อพลาด พอเริ่มใช้ได้แล้วค่อยเปลี่ยนจากการสังเกตการณ์แบบประชิดเป็นสอดส่องอยู่ห่างๆ แต่ใกล้พอที่จะถามไถ่ได้ หรือ อาจจะเขียนเบอร์ของทีมงานบิลค์ 02 236 9799 ไว้ใน แปะไว้ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ พอสงสัยตรงไหน โทรถามฝ่ายซัพพอร์ตการใช้งานทันที
การถ่ายทอดเป็นเรื่องง่ายๆ
หลักการคือ ออกแบบระบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณก่อน แจกแจงขั้นตอน แบ่งงาน แล้วสื่อสารให้ทุกคนรู้ภาพรวม จากนั้นค่อยลงรายละเอียดของแต่ละคน พอเริ่มได้ก็ค่อยๆประคองจนสามารถใช้ระบบได้เอง ได้ผลลัพธ์เป็นรายงานที่ถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา
